Liste de contrôle d’orientation et d’intégration pour l’embauche d’étudiants

Un plan d’intégration détaillé pour les employés étudiants est essentiel pour toute entreprise participant à un programme d’apprentissage intégré au travail. C’est un moyen idéal de s’assurer que l’étudiant qui arrive pour son stage se sent valorisé, comprend son environnement et son rôle, et est prêt à réussir.

Même avec le travail à distance, un processus d’intégration est essentiel. Bien que les contacts en face à face puissent être réduits ou complètement éliminés, il existe des moyens d’intégrer votre élève avec succès.

• Connectez-vous avec votre équipe informatique deux semaines avant la date de début de l’étudiant pour vous assurer que l’étudiant a accès à tout le matériel et les logiciels nécessaires. Cela inclut tout accès à distance nécessaire via les VPN.
• Si l’étudiant travaille à distance et que vous fournissez du matériel tel qu’un ordinateur portable et un téléphone, connectez-vous avec lui et l’informe de la livraison par messagerie ou prenez des dispositions pour qu’il le récupère en toute sécurité à votre bureau. Incluez des instructions claires sur la façon de se connecter à l’ordinateur, d’accéder aux différents logiciels (tels que des modèles de marque, des rapports, etc.) et d’inclure des informations de contact pour résoudre tout problème. S’ils arrivent au bureau, assurez-vous que le matériel et les logiciels sont prêts à leur bureau désigné.
• Envoyez un courriel ou appelez l’étudiant une semaine avant son jour de début pour l’accueillir et lui faire savoir le jour et l’heure où il doit commencer à travailler.
• Gardez à l’esprit l’expérience de votre étudiant lors de la création de votre processus d’intégration. Ils peuvent avoir besoin de connaissances de base sur l’information et la sécurité des bâtiments, ainsi que sur les attentes en matière d’emploi.
• Attendez-vous à une courbe d’apprentissage et à un certain ajustement à mesure que l’élève absorbera et traite de nouvelles informations.
• Dressez une liste des personnes clés qu’ils devront rencontrer le premier jour et la première semaine, et présentez-les à tout le monde. Dans un environnement distant, il est préférable de configurer ces réunions pour eux. Si vous choisissez cette option, incluez une note sur les personnes qu’ils rencontrent, leur rôle dans l’entreprise et s’ils travailleront avec eux.
• Créez une liste de tâches à effectuer le premier jour et la première semaine.
• Ne surprogrammez pas leur premier jour au cas où une réunion serait longue. Les premiers jours peuvent être intenses pour n’importe qui.
• Planifiez des séances de rétroaction régulières entre vous et l’étudiant. Commencez par des réunions quotidiennes pendant la première semaine ou les deux premières semaines, puis diminuez progressivement à une fois par semaine ou toutes les deux semaines, au besoin. Cette réunion devrait être un espace sûr où la conversation mène à un ajustement des responsabilités de l’élève. N’oubliez pas de réserver une séance à la fin de leur première journée pour vérifier avec eux et leur faire savoir qu’ils peuvent arrêter de travailler.
• Encouragez l’étudiant à poser des questions tout au long de son stage. Cela leur permettra de se sentir écoutés et d’être un membre apprécié de l’équipe.
• Prenez le temps de présenter l’étudiant à d’autres membres de votre entreprise qu’il ne connaît peut-être pas. S’il y a lieu, invitez-les à des activités sociales de travail ou hors ligne et encouragez-les à y assister. Les étudiants plus introvertis pourraient avoir besoin d’un peu de soutien de votre part en tant que gestionnaire.
  

Votre liste de contrôle d’intégration :

✔ connectez-vous avec votre équipe informatique sur l’accès des étudiants au matériel, aux logiciels et aux programmes.

✔ Passez tout matériel à l’étudiant. Assurez-vous qu’il y a des instructions claires.

✔ Faites une liste de personnes clés que l’étudiant doit rencontrer au cours de sa première semaine.

✔ Des réunions d’introduction pour l’étudiant.

✔ Créez une liste de tâches pour le premier jour et la première semaine de l’élève. Ne les surprogrammez pas.

✔ Envoyez un courriel de bienvenue ou un appel téléphonique à l’étudiant au moins une semaine avant sa date de début. Assurez-vous qu’ils connaissent leur date et leur heure de début.

✔ Planifiez des séances de rétroaction régulières entre vous et l’étudiant.

✔ Les inviter à des événements sociaux et interagir avec eux.

✔ Avoir une séance de rétroaction à la fin du placement pour savoir ce qui a fonctionné et ce qui n’a pas fonctionné.